Сканирование

Сканирование
Сканирование документов – это ключевой этап в цифровой трансформации документооборота, обеспечивающий эффективное хранение, обработку и передачу информации в организациях. В условиях постоянного роста объема данных этот процесс играет важную роль в оптимизации бизнес-процессов. Перевод бумажных носителей в электронный формат позволяет обеспечить долговременное хранение информации без риска ее физического износа, а также существенно сократить затраты, связанные с хранением и логистикой бумажных архивов. Кроме того, оцифровка повышает скорость доступа к данным благодаря использованию поисковых систем и инструментов фильтрации, что особенно актуально при работе с большими массивами информации. Сканирование также способствует централизованному управлению документооборотом в рамках единой цифровой среды, что упрощает контроль, маршрутизацию и доступ к документам. Немаловажно и то, что цифровой формат значительно облегчает процессы передачи данных, включая безопасную интеграцию с облачными платформами и другими ИТ-сервисами.

Сканирование документов в копировальном центре

Сканирование в копировальном центре «Штамп Мастер» происходит в несколько этапов:

  • Подготовка документов. Перед началом сканирования материалы сортируются, очищаются от скрепок, скоб и других посторонних элементов, а также проверяются на наличие механических повреждений. Это позволяет избежать технических сбоев и обеспечивает стабильное качество результата.
  • Оцифровка. Документы переводятся в цифровой формат с помощью сканера. В зависимости от задач и характеристик оригиналов используется сканирование различных форматов, в первую очередь стандартных A4 и A3, а также фотоизображений, требующих более высокой детализации. Сформированные файлы, как правило, сохраняются в универсальных форматах: PDF, TIFF или JPEG. В случае работы с большим объемом применяется автоподача документов (ADF), что ускоряет процесс.
  • Распознавание текста (OCR). При необходимости используется технология оптического распознавания символов (OCR), которая извлекает текстовую информацию из изображения. Это позволяет сделать документ редактируемым, индексируемым и пригодным для последующего поиска.
  • Проверка качества. После сканирования проводится визуальный и программный контроль: проверяется целостность документа, читаемость изображения, корректность распознавания текста, соответствие формата и содержимого.
  • Архивация и систематизация. Цифровые копии сохраняются в электронных архивах с предварительной категоризацией: по дате, тематике, номеру, ключевым словам или другим метаданным. Такая структура упрощает последующий поиск и работу с документами.